Организиране на делови съвещания! Помощ!

[Skarlet]

Здравейте! Поздравления за полезните сайт и форум!

Искам да попитам някой от Вас има ли информация за това как се организират делови съвещания. Спешно е! Всичко, което споделите ще ми е от полза. Ще се радвам и да ми препоръчате някоя книга, в която има информация за организирането на делови съвещания.

Предварително Ви благодаря!

[Ilijana]

Здравей, Skarlet! Добре дошла на форума!

Щом е толкова спешно - пиши по-подробно. Кой с кого ще се съвещава, къде /или ти трябва да намериш къде/, кой е организаторът/домакинът на съвещанието?

Тук сме печени кариеристи - съвещанията за нас е ежедневие.

Ти за конкретното съвещание питаш или изобщо как да ги провеждаш?

[Skarlet]

Благодаря Ви, че толкова бързо се отзовахте, Илияна!

Такаа... по ирония на съдбата трябва до края на месец декември да съм написала курсова работа на тема "Бизнес съвещания" И... !!! шефът преди няколко дни ми каза: "Трябва да организираме едно хубавко съвещание с всички ръководни органи на моите обекти! Нали ще се погрижиш?" И аз отговарям:"разбира се!"
Шефът иска съвещанието да е в началото на 2008г(може би средата на януари).
Да поясня: става въпрос за голяма туристическа верига(няма да спомена името за сега), от хотели, ресторанти, туристическа агенция и т.н. Домакините ще бъдем ние - най-вероятно ще ползваме някой от хотелите ни на Черноморието.

А аз, аз съм се набутала между шамарите, както се казва! Немога да повярвам, че ми се случва наведнъж. Искаше ми се поне в една от сферите ми на дейност да е имало съвещание за да знам какво да правя.

Сега се чудя имали делови съвещания, които се свикват по нарядко(само с ръководните органи) и такива, които са работни, т.е. свикват се често със служителите на дадена фирма. Търся инфо в Интернет и нищо не намирам. А пък от друга страна и в проклетия университет само ни казаха темата и никакви насоки.....

Ето как за първи път висшето ни образование щеше да се припокрие с реалната бизнес обстановка, но.... не става така лесно май!

[Ilijana]

Извинявай, че се бавя с отговора - ей сега подготвям доста голям текст. Ще го публикувам след малко.
Май, трябва и в сайта да публикуваме някоя статия по темата.

[Skarlet]

Май никой не организира съвещания
Е, както и да е - с теоритичната част се справих чудесно, сега остава да видя на практика как ще се справя. Засега организирането върви нормално и няма проблеми. Когато мине съвещанието, ще опиша всичко подробно.

[Skarlet]

Съвещанието е необходима част от бизнес комуникацията на една компания. Статистиките показват, че работещите прекарват около четири часа седмично на съвещания. Представителите на средния мениджмънт отделят 35% от работната си седмица в съвещания, а тези от висшия мениджмънт над 50%

I. Планиране и провеждане на съвещание

Много пъти съвещанията претърпяват неуспех поради лоша или никаква организация. Нарушаването на деловия етикет се изразява в неправилното преценяване на това кой трябва да присъства, какъв да бъде дневния ред и какви целите. Доброто планиране предотвратява лошото протичане на заседанието.
Според Института по мениджмънт на деловите срещи “3М” има седем стъпки , които трябва да се спазват, когато се планира официална съвещание:
1. Определяне на целите
2. Подредба на участниците
3. Осигуряване на помощните средства
4. Подготвяне на дневния ред
5. Изработване на основните правила
6. Покана към участниците
7. Поддържане на връзка с неучастващите

1. Определяне на целите – Решението да се проведе едно съвещание трябва да бъде внимателно обмислено и планирано, а не просто обичаен бизнесритуал. Съвещанието трябва да е последната алтернатива. Дори неофициалните съвещания трябва да имат цел. Не е учтиво да се губи времето на хората, ако няма причина за среща.

За да се реши дали е необходимо предварително планирано съвещание, организаторът на това събиране трябва да си зададе въпроса дали задачата не може да се изпълни и без провеждането му. Организаторът също така трябва да предварително да уточни какъв тип ще е съвещанието – за решаване на проблем, за идентификация на проблем, образователни, информативни, за инструктаж и т.н

Съвещанието става по-ползотворно, ако участниците предварително са запознати с темата и необходимата информация.

2. Подбор на участници – При съвещания ‘повече” не винаги означава ‘по-добро”. Колкото повече хора участват в съвещанието, толкова по-сложно става. Едно предварително планирано съвещание, свикано само да се съобщи някаква информация, може да бъде с опростена структура, дори и да са включени повече хора. Но когато се търси взаимодействие между хората броят е много важен. В такъв случай броят на поканените хора трябва да е правопропорционален на времетраенето на съвещанието.

Институтът за мениджмънт “3М” дава следното предложение за брой на участниците:

Вид съвещание Брой участници
Разрешаване на проблеми По-малко от пет
Идентифициране на проблеми По-малко от десет
Преглед или презентация По-малко от трийсет
Мотивиращо съвещание Колкото повече, толкова по-добре

Информационните съвещания могат да се провеждат с почти неограничен брой хора, тъй като информацията се представя по един и същи начин и най-често бива следвана от въпроси и отговори.

Съвещанията за вземане на решения е най-добре да се организират с по-малко от седем участници, тъй като за да бъдат успешни трябва да се осъществяват взаймодействие и активно участие от страна на присъстващите.

3. Осигуряване на помощни средства – Залата, в която ще се провежда съвещанието е от изключителна важност. Осветлението, разпределението на местата, художественото оформление и т.н са от значение за това как ще се чувстват хората.

Избор на помещение – при избора на помещение трябва да се обърне внимание на следните неща: достатъчно голяма ли е залата, има ли добра вентилация и осветление, има ли изолация от външни влияния и шум, мебелировката функционална ли е, удобно ли е на всички да стигнат до залата и т.н.

Подреждане на залата – наличие на достатъчно маси и столове, подредба на аудио-визуалната техника, наличие на химикали, тефтери и табелки с имена. Наличието на табелки с имена помага, в случаи, когато не всички присъстващи се познават добре. Пишещите материали спомагат за по-доброто организиране на времето и при воденето на записки не е нужно да се преповтарят по-малко важните теми.

Организаторът на съвещанието трябва да се погрижи за съответната презентационна техника и за нейната изправност.

[Skarlet]

4. Подготовка на дневен ред – Дневния ред на едно делово съвещание трябва да е сравнително подробен. Един подробен дневен ред, показва, че ценим достатъчно времето на хората и затова е подготвена такава ефективна програма. Предварителното планиране е важен аспект от дневния ред. Изключително полезно е участниците да бъдат запитани какви теми и проблеми за обсъждане желаят да представят и колко време ще им е нужно. Определяне продължителността на съвещанието се прави тогава, когато вече има яснота по всички точки на съвещанието. Има няколко метода за определяне на времето:

Ако на съвещанието само ще се поставят въпросите(без да се обсъждат) се прилага правилото на 75%, т.е. за това време(от общото) трябва да се изложат всички проблеми, а останалите 25 процента се отделят са въпроси и доуточнения. Ако в съвещанието е включена и дискусия, то тогава времето трябва да е разпределено по 30% за излагане на проблемите и 70% за тяхното дискутиране.

Определянето на времето за почивка също е от съществено значение. Специалистите препоръчват, ако съвещанието е продължава по дълго, на всеки 45 или 60 мин да се прави 10 минутна почивка почивка. При по кратките съвещания може да се направи една еднократна 5 минутна почивка.

5. Основни правила – Основните правила на едно делово съвещание трябва да бъдат изпратени като част от дневния ред или да се уточнят на съвещанието. Примери за правила: “Не подхождайте предубедено”, Търсете начини да използвате предоставената информация”, “Не отправяйте нападки и не оскърбявайте никого”, “След почивките се връщайте навреме”, “Информацията от съвещанието е поверителна, не злоупотребявайте с нея”.

6. Покана към участниците – Дневния ред трябва да бъде разпространен два, три дни предварително. Ако участникът го получи по рано, той може да го остави някъде на дъното на чекмеджето, под текущите задачи. Ако го получи твърде късно, то тогава участникът няма да може да се подготви за съвещанието. Разбира се датата и часът трябва да са уточнени още преди да се раздаде дневния ред на участниците.

7. Подържане на връзка с неучастващите – Някой хора ходят на съвещания, само защото си мислят, че са длъжни да го правят. Ако има такава опасност, то тогава е по-добре на тези хора да се изпраща дневният ред с прикрепена към него бележка от рода на “Не е нужно да присъствате, но исках да Ви уведомя какво ще бъде темата за обсъждане на съвещанието”. Може да се прибави и нещо от рода на “Ще Ви изпратя копие от протокола”

[Skarlet]

II. Стъпки за провеждане на успешно съвещание

Стъпка 1: Започване точно навреме – В дневния ред трябва да е упоменат часът на започване на съвещанието. Един ден предварително трябва да се напомни на участниците с бележка, по телефона или по телефонния секретар. Ако някой редовно закъснява за срещи, предварително трябва да се обяви, че ще има санкции за закъснелите и стимули за дошлите навреме.
Ако на участник му се наложи да закъснее или въобще да не дойде, то ще е добре той предварително да съобщи това.

Стъпка 2: Обявяване на целите – В началото на всяко съвещание трябва първо да бъдат обявени целите. Ако има дъска за писане, могат да пъдат записани и на нея. Използването на дъска спестява повтарянето на информацията за закъснелите. Така ако са пропуснали нещо, ще могат да го прочетат и да не прекъсват говорещите в момента.

Стъпка 3: Спазване на дневния ред – Председателят трябва предварително да е осигурил по едно копие от дневния ред за участниците и да е отбелязал промените, ако има такива. Определя се времето за разискване на всеки един от проблемите. Участниците в съвещанието са длъжни да се придържат към обявения ред и да не допълват нещо към първа точка, ако в момента тече вече обсъждането на четвърта точка от плана.

Стъпка 4: Следене на времето – За да бъде спестено време е добре всички допълнителни материали, подготвени за съвещанието, да бъдат разпределени по рано по местата на участниците. Определянето на човек, който да следи за времето спестява излишното суетене по време на презентациите. Ако ще се използва часовник, по-добре е той да е пясъчен. Така деликатно и ненатрапчиво може да се определя времето на всеки презентиращ.

Стъпка 5: Улесняване на дискусията – Ръководенето на съвещанието е една от най-трудните функции. Председателя трябва да представи хората единна на друг, ако не се познават. Това повишава взаимното внимание по-време на дискусията и кара хората да се чувстват по-комфортно. Табелките с имена пред присъстващите също е вариант в обстановка, където има и нови, непознати участници. Напомнянето на основните правила също е задължение на председателя на съвещанието.

[Skarlet]

Стъпка 6: “Трудните” участници – най-лесният начин за справяне с трудните участници е те въобще да не бъдат поканени на съвещанието, ако това е възможно. Ако това е невъзможно, тогава трябва към всеки от тях да се подходи индивидуално. Доминаторите – Отнесете се с уважение към познанията на изказващия се по темата и личните му предложения, но заявете, че искате да чуете и становището на останалите. Многословните – Направете естествена пауза и прекъснете. В този случай прекъсването е знак на учтивост към групата, дори и да изглежда грубо към отделен човек. Шумните – Направете пауза и погледнете директно към нарушителите на дисциплината. Изтъкнете отново важността на съвещанието и кажете, че ще се свърши повече работа, ако участниците говорят един по един.

Стъпка 7: Разрешаване на конфликт – за да се разреши възникнал конфликт, трябва да се намерят общите точки между спорещите страни и да се насърчат опонентите ясно и точно да изразят своите позиции, така че да се изясни предметът на конфликта. Ако е удачно, позволява се и включването на останалите. Ако спорът не може да се разреши, следва да бъде напомнено, че има по-важни точки за обсъждане и да се премине нататък. Ако страстите се “нагорещят” може да бъде дадена 10 минутна почивка.

Стъпка 8: Възможност за задаване на въпроси – Задаването и отговарянето на въпроси дава повече време и възможност за изясняването на проблемите. Има няколко начина за справяне с въпросите в зависимост от ситуацията: когато знаете отговора – отговорете кратко, ясно и точно; когато не знаете отговора, признайте си – не лъжете; когато в групата има експерт, редно е той да отговори на специализираните въпроси; когато е отправен враждебен въпрос, трябва първо да се анализират мотивите на задаващия го и после отговарящия, ако съумее, може да го перифразира в своя полза.

Стъпка 9: Теми, по които трябва да има споразумение – объркването е често срещано явление при деловите съвещания. Обикновено след края на една среща се оказва, че различните хора са си записали различните неща със свои интерпретации. Затова е редно в началото и в края на съвещанието председателя да разясни какво ще се разисква (се е разисквало), какви действия ще се предприемат и какви теми ще се разясняват на следващото съвещание.

Стъпка 10: Обобщение – Председателят трябва да отдели време в края на съвещанието за обобщение. Прави се преглед на взетите решения. Ако нещо се е писало на дъска, трябва да се провери дали всички за разбрали правилно. Уточнява се дали някой има някакви въпроси и дали има нещо неясно.

[Skarlet]

III. Кога едно съвещание е успешно

За да се определи ефективността на едно делово съвещание, може да се изпрати, предварително подготвен, оценъчен формуляр до участвалите. Така могат да се дадът оценки от 1 до 10 (примерно) по показатели като яснота на целите, изпълнение на задачите, работа в екип, внимание, разнообразност на идеи. Оценката може да включва и коментар към някои слаби страни на съвещанието.
Дори и да не се направи официална оценка, трябва поне да се отбележи дали събранието е просрочило определеното време и ако “да” да се изяснят причините. Трябва също така да се даде ход на изпълнение на задачите.
Съвещанието не е приключило докато не се напише протоколът. Той трябва да бъде в рамките на 48 часа. Протоколът представлява конспект на всичко казано на съвещанието.
Последната стъпка от едно съвещание е запознаването на съответните хора с резултатите. Председателят може да уведоми шефовете, а участниците да запознаят съответно другите сътрудници със станалото на деловото съвещание.

[Skarlet]

Специално изявление към доценката ми по бизнес комуикации:

Да не си помислите, че съм плагиатствала от сайта!

[Luminosa]

Skarlet, благодаря ти за хубавия материал!